南那須地区広域行政事務組合消防本部では、火災予防に関する一部の様式について、消防署へ来庁せずに届出等※を行うことができるよう、令和７年１月１日から電子メールによる受け付けを行っています。
※届出等とは、火災予防関係事務手続きにおける各種届出・申請のことをいいます。

電子メールにより届出等を行う場合は、下記の注意事項を確認してから行うようにしてください。注意事項が守られていない場合、受け付けできない場合があります。また、災害対応等により受け付けが遅れる場合がありますので、ご了承ください。
なお、副本が必要な場合は電子メールによる届出等はできませんので、届出先の窓口へ届け出してください。

１　電子メールによる届出等が可能か確認

届出等を行う前に、必ず電子メールでの対象様式かを確認してください。（上記の対象様式を参照）

２　メール送信に関する注意事項

⑴　１つのメールで複数の届出等を行わないでください。
例：防火対象物点検結果報告書と防災管理点検結果報告書を１つのメールに添付する　など。

⑵　電子メールの件名に、届出する書類の名称及び事業所の名称を記載してください。（送信例参照）なお、記載がない場合、迷惑メールと判断して開封せず削除します。

⑶　届出した書類に不備があった場合は、電話連絡させていただく場合がありますので、必ず届出担当者と連絡先電話番号を記載してください。

⑷　電子メールの受信容量に限りがありますので、送信容量は５MB以下且つA４サイズ１０枚以下及びモノクロとさせていただきます。
※　５MBを超える場合、印刷が１０枚を超える場合、A４サイズ以外の用紙の場合、及びカラー印刷が必要な場合は下記の届出先窓口へ直接持参してください。

⑸　電子メールには、必ず開封確認を設定してください。また、メール送信後、２４時間以内に消防署から開封確認がない場合は、お手数でも届出先へ電話連絡をお願いします。なお、土日祝日及び年末年始に予防消防課へ送信した場合の開封確認は翌開庁日となります。

⑹　受け付けが完了しましたら、受け付け完了メールを送信いたします。このメールには開封確認を設定しておりますので、必ず開封確認の返信を行ってください。返信を忘れた場合には、届出先へメール又は電話にて受信した旨の連絡をお願いします。

電子メールで届け出した場合、副本は交付されませんので、下記のいずれかの方法により消防関係の維持台帳に編冊してください。

１　受付完了後に送信するメール（受付年月日と受付番号が記載されたもの）を印刷し、届け出した書類と同一のものと一緒に編冊する。

２　受付完了後に送信するメールに記載された受付年月日及び受付番号を届け出した書類と同一のものの受付欄に記載して編冊する。

※　維持台帳については消防職員の立入検査時に確認させていただく場合があります。

※　迷惑メール対策のため、メールアドレスの表記を変更しています。お手数ですが、●を＠に置き換えてください。

※　上記のメールアドレスは届出等の専用となりますので、届出等以外の用件については届出先の電話番号へ問い合わせをお願いいたします。