(趣旨)

第1条　この訓令は，文書の取扱いに関し別に定めがあるもののほか，必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。

(文書等取扱いの原則)

第3条　職員は，文書等を取り扱う際には，適正かつ円滑に処理し，散逸，汚損等のないようにするとともに，常にその所在及び処理の経過を明らかにしておかなければならない。

(文書等の管理体制)

第4条　総務課長は，南那須地区広域行政事務組合(以下「組合」という。)における文書事務を総括する。

(文書管理主任)

第5条　主管課長等の行う文書事務の処理を適正かつ円滑に行わせるため，主管課等に文書管理主任を置く。

(文書管理主任の職務)

第6条　文書管理主任は，主管課長等の命を受けて，主管課等における次に掲げる事務を処理する。

(文書事務に必要な帳票)

第7条　各課等に次の帳票を備えるものとする。

(公文の種類及び書式)

第8条　公文の種類及び書式は，南那須地区広域行政事務組合公文例規程(昭和47年南那須地区広域行政事務組合訓令第1号)による。

(文書等の受領)

第9条　組合に到達した文書等は，総務係長が受領するものとする。ただし，直接主管課等に到達した文書等にあつては，主管課長等が受領するものとする。

(料金未納等郵便物の受領)

第10条　郵便料金の未納又は不足の郵便物が到達したときは，公務に関するものと認められるものに限り，郵便切手等により所定の料金を納付して受領するものとする。

(組合における特別扱い文書の記載)

第11条　総務係長は，第9条の規定により受領した文書等のうち，電報，書留等の郵便物及び「親展」，「金券在中」，「有価証券在中」その他これらに類する文字が表示されている封書(以下「特別扱い文書」という。)を受領したときは，特別扱い文書処理簿(様式第6号)に記載の上処理しなければならない。

(組合における文書等の配布)

第12条　第9条の規定により総務係長が受領した文書等は，次に定めるところにより主管課長等に配布しなければならない。

(収受の手続)

第13条　文書管理主任は，第9条ただし書の規定により受領した文書等若しくは前条の規定により配布を受けた文書等については，当該文書等の処理方針について主管課長等の指示を受け，次に定めるところにより収受の手続をしなければならない。

(組合における関係課への文書等の配布)

第14条　主管課長等は，収受文書の事案の内容が他の課の分掌事務に関係すると認められるときは，当該収受文書の写しを関係する主管課長等に配布しなければならない。

(親展文書の取扱い)

第15条　組合長，事務局長あての文書で，組合長又は事務局長が自ら処理するもの及び総務課長が処理するもの以外のものについては，総務係長は，当該文書を主管課長等に回付しなければならない。

(収受文書の進行管理)

第16条　文書管理主任は，常に収受文書の処理状況を掌握し，迅速な処理が行われるよう担当係長を監督するものとする。

(処理の完結)

第17条　担当者は，収受文書の処理が完結したときは，文書処理簿に完結月日等を記入するものとする。

(起案)

第18条　起案文書の作成は，回議用紙(様式第10号)を用いて行わなければならない。

(回議用紙を用いない起案)

第19条　軽易な事案に係る起案は，回議用紙を用いず，付せんを用い，又は文書等に余白がある場合は，その余白を利用して行うことができる。この場合においては，決裁押印欄を設けて伺い文を当該余白に朱書きしなければならない。ただし，伺う内容がその文書から容易に判断できる場合は，伺文を省略することができる。

(参考事項の付記等)

第20条　起案文書には，起案の理由，根拠法令その他参考となる事項を付記し，必要に応じて関係資料を添付しなければならない。

(文書等の書き表し方)

第21条　文書等の書式及び書き表し方は，南那須地区広域行政事務組合公文例規程によるものとする。

(文書等の施行者名)

第22条　文書等の施行者名は，組合長名を用いなければならない。ただし，文書等の性質及びその内容により，事務局長名，総務課長名，課長名又は施設の長名を用いることができる。

(起案文書の決裁順序)

第23条　起案文書は，担当係長から順次上司の回議を経て決裁権者の決裁を受けなければならない。

(回議用紙の記入要領)

第24条　回議用紙の記入要領は，別記に定めるところによる。

(起案文書の持ち回り)

第25条　起案文書のうち重要なもの又は説明を要するものについては，主管課長等又はこれらの命を受けた者が持ち回り，決裁を受けなければならない。

(合議)

第26条　2課以上に関連する文書等は，関係の深い課で処理案を起案し，関係課の合意を求めなければならない。ただし，単に供覧にとどめる趣意のものは，決裁後原議又はその写しを回覧するものとする。

(合議した起案文書の回示等)

第27条　前条の規定により合議した起案文書について，その決裁の趣旨が当初の起案と異なつたとき又は廃案になつたときは，主管課長等は合議した関係課長等にその旨を通知し，又は原議を回示しなければならない。

(条例案等の審査)

第28条　条例案，規則案，訓令案その他の規程案は，起案文書を主管課長等に回議してから総務係長の審査を受けなければならない。この場合において，違式若しくは違法又は字句の訂正を要すると認めたときは，総務係長は，これを加除し，又は訂正することができる。

(文書等の記号及び番号)

第29条　施行する文書等には，次の表に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。

(浄書)

第30条　浄書，印刷を要する文書等については，起案又は起案者の委任を受けた者が適切な方法により行うものとする。

(公印の押印)

第31条　施行する文書等には，公印を押印しなければならない。ただし，組合の組織内に発する文書(通達その他重要な文書を除く。)又は軽易な文書については，これを省略することができる。

(文書等の発送)

第32条　決裁が終了した文書等の発送は，総務係長が行うものとする。

(発送の方法)

第33条　総務係長は，回付を受けた文書等を郵便その他適当な方法で発送しなければならない。

(文書等の整理)

第34条　文書等は，常に一定の場所に保管し，担当者が不在のときでも速やかに利用できるようその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。

(文書管理表)

第35条　主管課長等は，文書等を整理するため，主管課等ごとに発生予定文書管理表を作成するためのデータを電磁的記録により，当該年度始めに総務課長に提出しなければならない。

(完結文書の整理及び保管)

第36条　完結文書は，次の各号に定めるところにより整理し，保管しなければならない。

(完結文書の保存年限)

第37条　完結文書の保存年限は，永年，10年，5年，1年とし，別表第2に掲げる基準に基づいて，主管課長等が定めるものとする。

(引継ぎ文書の整理等)

第38条　文書管理主任は，保存年限が5年以上の文書を保存年限別に区分して保存箱にフラットファイルに綴つたまま収納する。

(文書の引継ぎ)

第39条　主管課長等は，前条の規定により整理された文書等について，完結年度の翌々年度の8月末までに総務課長に引き継ぐものとする。

(引継文書目録の作成等)

第40条　総務課長は，保管期間を経過した完結文書で保存年限が到来していないもの(以下「保存文書」という。)について引継文書目録を作成しなければならない。

(保存文書の移変えの手続)

第41条　主管課長等は，前条第2項の規定により通知を受けた引継文書目録と保存文書を照合の上，総務課長があらかじめ指定した書庫の指定した位置に移し変えるものとする。

(保存文書の管理等)

第42条　引継文書目録により移し変えを行つた保存文書の管理は，総務課長が行うものとする。

(保存文書の貸出等)

第43条　前条の規定により管理されている保存文書の貸し出しを受けようとする職員は，保存文書貸出簿(様式第13号)に所定の事項を記入して総務課長の承認を得なければならない。

(完結文書の廃棄)

第44条　総務課の書庫において保存している文書で，保存期間の満了した文書を廃棄するときは，総務課長が主管課長等と協議の上，その文書の廃棄を決定するものとする。

(保管文書及び保存文書の廃棄等)

第45条　総務課長は，保管文書及び保存文書のうち保存年限を経過したものについては，廃棄文書リストを作成し，保管文書については主管課において，保存文書については主管課等と協議し総務課において，当該リストと廃棄しようとするこれらの文書を照合の上，廃棄しなければならない。

(組合議会提出議案)

第46条　組合議会に提出する議案は，主管課長等が作成し，総務課長に送付しなければならない。

(条例の公布手続)

第47条　条例案について，組合議会の議長から議決の旨の通知があつたときは，総務課長は，直ちに公布の手続をとらなければならない。

(告示)

第48条　告示その他公表に関する事案(条例を除く。)は，主管課長等が作成し，原議とともに総務課長に送付しなければならない。

(組合以外の文書の取扱い)

第49条　組合以外において取り扱う文書については，別に定めがあるもののほか，この訓令の規定の例による。

(その他)

第50条　この訓令に定めるもののほか，文書等の取扱い等に関し必要な事項は，別に定める。